Self Employed, Sole Trader, Self-employment 個體戶可以申報哪些開支？

對於自僱人士或以 Sole Trader（個體戶）形式經營業務的人來說，一個非常常見的問題就是：

「我可以把哪些開支申報為業務開支？」

答案並不是「只要是我花的錢，就可以申報」。

其中一個最重要的原則是：一般而言，開支必須是為了業務用途而產生，並且完全及專門（wholly and exclusively）用於業務。

如果一項開支同時有業務用途和私人用途，通常只能申報當中可以合理確認的業務部分。是的，允許扣除和不允許扣除的費用確實很複雜，從來都不是容易解決的問題。在AccountUK 英國稅務博客上，我們會討論費用的解釋、適用範圍以及具體案例。

那麼，實際上有哪些開支可能屬於可申報的業務開支？

Sole Trader 常見的業務開支

以下是一些常見例子：

·        辦公室開支 — 文具、打印機用品或業務軟件。

·        電話及互聯網 — 手機、電話或網絡費用中的業務使用部分。

·        廣告及市場推廣 — 網上廣告、網站或宣傳印刷品。

·        專業服務費 — 與業務有關的會計、法律或其他專業服務費。

·        保險 — 業務保險或專業責任保險。

·        銀行費用 — 業務銀行戶口的銀行費用及某些金融成本。

·        存貨及材料 — 用於轉售或提供服務所購買的貨品及材料。

·        設備 — 電腦、機器及其他業務設備，但須視乎相關稅務規則。

·        培訓 — 與現有業務活動有關的培訓。

·        商務交通 — 符合規定的火車、巴士、的士或其他商務交通費。

·        住宿 — 因符合規定的商務旅程而產生的酒店費用。

·        商務膳食 — 某些符合規定的商務旅程膳食費用。

·        泊車費 — 符合規定的商務旅程泊車費。

·        車輛開支 — 視乎車輛及申報方法而定。

·        營業場所開支 — 業務場所的租金、商業差餉、暖氣及照明等。

·        維修及保養 — 業務設備或營業場所的維修費。

·        訂閱費 — 與業務有關的專業刊物、軟件或訂閱服務。

·        分包商費用 — 支付給協助完成業務工作的分包商。

·        員工成本 — 符合規定的工資及其他僱傭相關成本。

·        郵費及送貨費 — 與業務有關的郵件、速遞及送貨費用。

以上當然不是完整清單。

最重要的問題並不只是： 「我有沒有花這筆錢？」

而是： 「這筆錢為什麼要花？它是否是為了我的業務而產生？」

如果一項開支同時有私人用途呢？

這就是事情開始變得有趣的地方。

假設您一年花了 £600 在手機上。如果當中 £400 是業務用途，而 £200 是私人用途，您不能簡單地把全部 £600 都列入業務開支。

您需要合理地確認業務使用的部分。

同樣的原則也可能適用於家庭開支、互聯網、日常水電煤、車輛，以及其他同時有業務及私人用途的開支。

在家工作可以申報開支嗎？

如果您在家工作，您可能可以申報部分電費、暖氣、Council Tax、租金、按揭利息、互聯網及電話等開支。

例如，如果您使用家中的一個房間作為辦公室，您可能需要考慮房間數目、該房間使用於業務的時間，以及其他相關因素，以計算合理的業務使用比例。

在符合條件的情況下，也可以考慮使用 simplified expenses（簡化開支），令在家工作的計算比較簡單。

所以可以問問自己：

我是否經常在家工作？

我是否支付了一些同時與家庭及業務有關的開支？

不要直接假設這些費用完全不能申報。值得先了解相關規則。

那麼汽車又怎樣？

汽車是 Sole Trader 特別需要小心處理的一項開支。

那麼，您可以把汽油、保險、維修、保養、車輛稅、泊車費及其他車輛運行成本放入 Sole Trade 嗎？

在符合條件的情況下，答案可能是可以。

但實際處理方式取決於您如何計算車輛開支，以及相關行程是否真正屬於業務旅程。

一般來說，私人行程不能申報，而您平常由家中前往固定工作地點的旅程，也不能簡單地當作業務旅程處理。

對於符合條件的車輛，大致上有兩種處理方式：您可以計算實際車輛開支中的業務部分，或者在符合條件的情況下使用 simplified mileage method（簡化里程計算方法）。

里程補貼 (Mileage Allowance)

只要在允許的範圍內，您可以自行決定申報的里程數。例如，2026/27課稅年度，汽車及貨車的簡化里程率為：

首10,000英里：每英里55便士, 超過10,000英里的部分：每英里25便士

例如，如果一年有 8,000 英里的合資格業務里程，以每英里55便士計算，相關扣減額可以是 £4,400。

如果您為某一部車採用 mileage method，一般不能再同時把該車的實際汽油、保險、維修及其他相關成本全部另外申報。

如果您符合資格並準確申報里程補貼，您可能會發現獲得的補貼甚至超過您的實際支出。請諮詢您的會計師，以了解如何正確安排以及您的安排是否妥當。 AccountUK 的專家將為您提供協助。

如果汽車屬於業務呢？

這裡的計算就可能複雜得多。

Sole Trader 可以就業務使用的汽車申請 capital allowances（資本免稅額），但要視乎相關規則。

汽車的運行成本也可能涉及稅務扣減，但如果汽車同時有私人用途，就需要正確處理私人使用部分。

例如，如果一部汽車70%用於業務，30%用於私人用途，稅務計算就需要反映這種私人使用情況。

而電動車及低排放車輛，在 capital allowances 及 company car 等相關規則下，也可能有不同的稅務處理。

那麼什麼是 Benefit in Kind？

這是一個很重要的區別。

Benefit in Kind（BIK） 特別常見於公司向董事或員工提供一些同時可以作私人用途的福利，例如公司汽車。

對於 company car，應課稅的 benefit 通常會根據汽車的相關價值，以及與 CO2 emissions（碳排放量） 等因素有關的適用百分比計算。某些車輛也會涉及電動車的續航里程等因素。

因此，汽車的環保程度及排放水平，確實可能影響最終的稅務處理。

例如，一部全電動公司汽車與一部較高排放量的汽油車，可能產生非常不同的應課稅 Benefit in Kind。

這部分對您的所得稅可能產生比想像中更大的影響，尤其是當涉及價值較高的汽車時。

所以，在決定透過公司購買汽車，或者決定如何處理一部汽車之前，值得先計算清楚。

如果您使用自己的私人汽車進行符合條件的業務旅程，可以考慮使用 mileage 的方式計算相關扣減。Mileage 又是怎樣？

記得保存完整的業務旅程記錄，包括日期、目的地及里程。

不要等到課稅年度結束時才憑記憶估算。

良好的記錄，可以令您的計算更容易得到支持，也可以在日後需要解釋時提供清晰的資料。

£1,000 Trading Allowance 又是什麼？

還有另一個值得了解的選項，就是 £1,000 trading allowance。

在符合條件的情況下，擁有 trading income 的人士可能可以使用這項 allowance，申報最高 £1,000 的 trading allowance，而不是逐項計算實際業務開支。

不過，一般不能就同一筆收入同時使用 £1,000 trading allowance，並另外申報實際業務開支。

如果您的實際業務開支非常低，這項 allowance 可能值得考慮。

但如果您的真正業務開支遠高於 £1,000，計算實際開支可能會得到不同的結果。

所以，計算清楚再決定，通常比單純採用一個方法更重要。

如果業務越做越大呢？還有一個重要的 VAT 問題。

如果您的 taxable turnover 超過目前 £90,000 的 VAT registration threshold（VAT 註冊門檻），您可能需要註冊 VAT。

這不只是 Limited Company 才需要考慮的事情。Sole Trader 同樣受到 VAT 規則的影響。

成為 VAT registered business 後，通常會涉及另一套記錄、申報及稅務處理要求。

Sole Trader、Partnership 還是 Limited Company？

當業務逐漸發展，您可能會開始問：

「我應該繼續做 Sole Trader，還是考慮成立 Limited Company？」

這並不單純是一個「哪些開支可以申報」的問題。

Limited Company 在法律上是獨立於股東及董事的法律實體。因此，公司資產、公司開支、私人開支、薪金、股息以及 Benefit in Kind 等，可以形成一個不同的稅務及會計情況。

但要注意，這並不代表 Limited Company 可以把私人開支隨便放入公司。

「完全及專門為業務用途」的原則仍然非常重要。

Partnership 也有自己的規則，而具體的稅務處理可能取決於 Partnership 的形式及有關開支的性質。

有些時候，私人開支和業務開支非常容易分辨。

但有些時候就沒有那麼簡單。

尤其是對於只有一個人的小型業務來說，同一部車、同一部電腦、同一個電話、同一個家居，甚至同一個銀行戶口，都可能同時涉及業務及私人用途。

所以，保存良好記錄，以及及早了解規則，非常重要。

如果您不確定一項開支是否可以申報，不要自行猜測。

歡迎與我們聯絡。AccountUK 很樂意看看您的實際情況，並協助您了解相關規則如何應用於您的業務。

不確定？不用擔心。

我們可以先幫您看看。

稅務規則可能會有所改變，而每個人的實際情況亦不相同。本文只供一般資訊參考，不應視為針對個別情況的稅務建議。

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若您對個體戶可以申報哪些開支有任何疑問，歡迎與我們聯絡，我們樂意協助您評估並確認實際狀況。選擇正確的處理方式。請不要憑直覺作出決定或只根據網上資訊操作。AccountUK 的專業會計團隊擁有豐富經驗，能協助您從實際情況並兼顧您的個人目標、稅務效率及合規要求。

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